Stadt Münster: Personal- und Organisationsamt - 11-090_19 Assistenz Sekretariat Dez. III

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Assistenz / Sachbearbeiter/-in (m/w/d) für das Sekretariat des Beigeordneten des Dezernates III "Planung, Bau und Wirtschaft"

Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt für das Sekretariat des Beigeordneten des Dezernates III "Planung, Bau und Wirtschaft" in Vollzeit unbefristet eine Assistenz / Sachbearbeiter/-in (m/w/d)

Die Tätigkeiten umfassen die klassischen Aufgaben eines Sekretariates:

  • eigenverantwortliche Organisation der Büroabläufe und Optimierung der Büroprozesse
  • Koordination der Kommunikation, Vorbearbeitung der Post- und E-Mail-Eingänge in Absprache mit der Büroleitung
  • Erstellung von Textdokumenten; Erledigung der Routine-Korrespondenz
  • Terminkoordinierung sowie Vorbereitung, Organisation und Betreuung von Sitzungen, Presseterminen und Veranstaltungen einschließlich Gästeempfang und Bewirtung
  • Vorbereitung sämtlicher Sitzungsunterlagen für den Beigeordneten in Absprache mit der Büroleitung

Darüber hinaus gehören folgende besondere Tätigkeiten zur Stelle:

  • Zuarbeit für den Beigeordneten in Abstimmung mit der Referentin oder dem Referenten durch Bearbeitung von Rechercheaufträgen
  • Betreuung und Bearbeitung von Vorlagen im Ratsinformationssystem Session
  • Controlling Bearbeitungsstand Ratsanträge und Anregungen nach § 24 GO NRW

Wir erwarten von Ihnen:

  • eine abgeschlossene Ausbildung im Bereich Sekretariat (z. B. Bürogehilfe/-gehilfin, Fachangestellte/r für Bürokommunikation, Reno-Gehilfin/-Gehilfe) oder
  • eine abgeschlossene 3-jährige kaufmännische Ausbildung mit nachgewiesener langjähriger Sekretariatstätigkeit oder
  • eine andere geeignete Aus- bzw. Vorbildung mit entsprechender Erfahrung in unterstützenden/assistierenden Aufgabenstellungen
  • einen sicheren Umgang mit allen gängigen MS-Office-Produkten

Ihr Arbeitsstil ist geprägt durch:

  • sehr gute Kenntnisse der deutschen Sprache in Wort und Schrift
  • eine sorgfältige, kompetente und routinierte Aufgabenerledigung
  • gute organisatorische und koordinierende Fähigkeiten
  • sehr gute kommunikative Fähigkeiten sowie Eigenverantwortlichkeit

Ihre Persönlichkeit ist gekennzeichnet durch:

  • ein freundliches und souveränes Auftreten gegenüber unterschiedlichen Personengruppen aus Verwaltung, Politik und Bürgerschaft
  • Einsatzbereitschaft sowie Team-, Konflikt- und Kritikfähigkeit
  • Freude bei der Wahrnehmung sich verändernder Aufgaben und Themenschwerpunkte
  • Belastbarkeit in Stresssituationen oder bei Arbeit unter Zeitdruck
  • Loyalität und Diskretion

Zudem erwarten wir von Ihnen die Bereitschaft, an einem berufsbegleitenden IHK-Kurs zur Chef-Sekretariatskraft teilzunehmen.

Die Tätigkeit wird nach Entgeltgruppe E 08 TVöD vergütet.

Die Stadt Münster fördert in vielfältiger Hinsicht aktiv die Gleichstellung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Wir begrüßen daher Bewerbungen von Frauen und Männern ausdrücklich unabhängig von Behinderung, kultureller und sozialer Herkunft, Alter, Religion, Weltanschauung oder sexueller Identität.

Bei Rückfragen steht Ihnen Rita Entrup vom Personal- und Organisationsamt (Tel. 02 51/4 92-11 44, entruprita(at)stadt-muenster.de) zur Verfügung.

Wenn Sie Interesse haben, richten Sie Ihre Bewerbung mit den üblichen Unterlagen bitte auf dem Postweg unter Angabe der Ausschreibungsnummer 11-090/19 bis zum 23.6.2019 an:

Stadt Münster
Der Oberbürgermeister
Personal- und Organisationsamt
Frau Entrup
48127 Münster

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Ansprechpartnerin für weitere Fragen

Rita Entrup
Tel. 02 51/4 92-11 44
EntrupRita(at)stadt-muenster.de