Stadt Münster: Personal- und Organisationsamt - 11-128_19 Assistenz/Sekretariatskraft

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Assistenz- bzw. Sekretariatskraft (m/w/d)

Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkteine Assistenz- bzw. Sekretariatskraft (m/w/d)

Für das Sekretariat des Dezernates des Oberbürgermeisters und für die Sekretariate der sechs Fachdezernate suchen wir eine Assistenz- bzw. Sekretariatskraft. Sie würden im Vertretungsfall in den verschiedenen Sekretariaten eingesetzt werden und die anfallenden Aufgaben übernehmen.

Die Tätigkeiten umfassen insbesondere die klassischen Aufgaben eines Sekretariates:

  • Koordination der Kommunikation (Telefon, Postläufe, E-Mails), Vorbearbeitung der Post- und E-Mail-Eingänge in Absprache mit der Referentin oder dem Referenten
  • Erstellung von Textdokumenten
  • Terminkoordinierung sowie Vorbereitung, Organisation und Betreuung von Sitzungen, Presseterminen und Veranstaltungen einschließlich Gästeempfang und Bewirtung
  • Vorbereitung sämtlicher Sitzungsunterlagen für die Beigeordneten in Absprache mit der Referentin oder dem Referenten

Darüber hinaus gehören folgende besondere Tätigkeiten zur Stelle:

  • Zuarbeit für die Beigeordneten in Abstimmung mit der Referentin oder dem Referenten durch Bearbeitung von Rechercheaufträgen
  • Betreuung und Bearbeitung von Vorlagen im Ratsinformationssystem "Session"
  • Controlling des Bearbeitungsstands der Ratsanträge und Anregungen nach § 24 GO NRW
  • Erstellung von Präsentationen in PowerPoint (Übertragung vorgegebener Inhalte)

Wir erwarten von Ihnen:

  • eine abgeschlossene Ausbildung im Bereich Sekretariat (z. B. Bürogehilfe/-gehilfin, Fachangestellte/r für Bürokommunikation, Reno-Gehilfin/-Gehilfe) oder
  • eine abgeschlossene dreijährige kaufmännische Ausbildung mit nachgewiesener langjähriger Sekretariatstätigkeit oder
  • eine andere geeignete Aus- bzw. Vorbildung mit entsprechender Erfahrung in unterstützenden/assistierenden Aufgabenstellungen

Ihr Arbeitsstil ist geprägt durch:

  • sehr gute Kenntnisse der deutschen Sprache in Wort und Schrift
  • fundierte Kenntnisse der Microsoft-Office-Programme Outlook, Word, Excel und Powerpoint

Ihre Persönlichkeit ist gekennzeichnet durch:

  • ein souveränes und empathisches Auftreten gegenüber unterschiedlichen Personengruppen aus Verwaltung, Politik und Bürgerschaft
  • Einsatzbereitschaft sowie Team-, Konflikt- und Kritikfähigkeit
  • Freude bei der Wahrnehmung sich verändernder Aufgaben und Themenschwerpunkte
  • Belastbarkeit in Stresssituationen oder bei Arbeit unter Zeitdruck

Wenn Sie sich flexibel und schnell in unterschiedliche Büroorganisationen einfinden können und sich gern immer wieder neuen Herausforderungen stellen möchten, dann freuen wir uns sehr auf Ihre Bewerbung.

Was Sie von unserer Stadt(verwaltung) erwarten können:

  • Arbeiten in Münster für Münster,
  • flexible Arbeitszeiten zur besseren Vereinbarkeit von Beruf und Familie,
  • attraktive Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten,
  • Zuschuss zu den vermögenswirksamen Leistungen, Jobticket und betriebliche Altersvorsorge   

Die Tätigkeit wird nach Entgeltgruppe E 8 TVöD vergütet.

Die Stadt Münster fördert in vielfältiger Hinsicht aktiv die Gleichstellung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Wir begrüßen daher Bewerbungen von Frauen und Männern ausdrücklich unabhängig von Behinderung, kultureller und sozialer Herkunft, Alter, Religion, Weltanschauung oder sexueller Identität.
Die Stelle ist teilbar.

Bei Rückfragen steht Ihnen Rita Entrup vom Personal- und Organisationsamt (Tel. 02 51/4 92-11 44,  E-Mail: EntrupRita(at)stadt-muenster.de) zur Verfügung.

Wenn Sie Interesse haben, richten Sie Ihre Bewerbung mit den üblichen Unterlagen bitte auf dem Postweg unter Angabe der Ausschreibungsnummer 11-128/19 bis zum 22.9.2019 an:
 

Stadt Münster
Der Oberbürgermeister
Personal- und Organisationsamt
Frau Rita Entrup
48127 Münster

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Ansprechpartner/-in für weitere Fragen

Rita Entrup
Tel. 02 51/4 92- 11 44
EntrupRita(at)stadt-muenster.de